如何写ppt（新手制作ppt详细步骤）

自己挖的坑，哭着也要填完，所以今天来聊PPT了……

题图来自于Pixabay.com，摄影师 pixel2013

首先说明，PPT本身只是一个辅助工具，这个工具所承担的职责，不是让人看了觉得「哇，好美！」或者「哇，好屌！」，而是帮你在演讲的过程中，去提炼观点，并做适当的提醒。

然后再说，PPT会在很多场合出现，不同的PPT会承担不同的责任，所以，也会出现需要人们觉得「哇，好美！」或者「哇，好屌！」的心理状态，但是，任何背离了内容而强调外在的PPT，都没有好下场！

哼！

傲娇完毕。

这篇文章，亮哥会从三个方面去谈PPT，第一部分谈的是一些基本准则；第二部分谈的是PPT组织的逻辑；第三部分谈一些美化PPT的小技巧。

下面，正文开始。

1

PPT写作的基本准则

准则其实很简单的，几句话就概括了：

1、PPT不是Word文档，所以，不要让PPT布满内容。

2、如果需要盛放内容，PPT有个叫备注的功能。

3、字体避免选择宋体，雅黑+楷体是比较好的选择，当然，你全用雅黑也没什么。

4、切忌内容不对齐。

5、如果使用图片，切忌不做处理，切忌使用低精度图片。

6、能用图表说的事儿，不要用文字，如果要用文字，请一定不要堆砌文字。

7、突出重点。

8、重视逻辑关联而不是强制美观。

2

组织PPT的逻辑

亮哥觉得，大多数人应该都见过下面这张图：

黄金圈法则

这个图就是所谓的「黄金圈法则」，黄金圈法则源于 Simon Sinek 的理论。

Simon Sinek是个作家，同时也是一个领导力教练，领导力教练是干嘛的呢？就是去做企业家的老师，帮他们去解决各种问题，包括企业的管理问题、组织架构问题，甚至是企业家的心理问题。

Simon研究发现，人们在向其他人介绍自己的提案，进行演讲，甚至是企业家向员工进行战略梳理的时候，通常表达的方式，都是从现象开始，切入到措施，然后走到结果或者目的，也就是黄金圈从外而内的过程。

但是，Simon发现一个很有趣的现象，就是其实从内而外，也就是从目的和结果触发，走到措施制定，再回到现象，更容易激发听众的热情，获得共鸣。

于是，这哥们就提出了黄金圈法则，意思就是，你们这些想要去说服别人的，看看到底应该怎么说服才是正确的姿势。

在PPT的制作过程中，其实这个内在逻辑也是成立的。

对于PPT来说，可能分汇报型和演讲型两种。

汇报型PPT是从下而上对过去一段时间工作的总结；

演讲型PPT则是一对多的自我理念的传递。

通常，大多数人对汇报型的PPT，会选择先列工作项，然后列数据，最后展望和规划。

这种PPT其实挺考验老板的性格的，如果老板性子比较急，同时平时也很在意对数据的阅读，那么，这种PPT很容易被老板挑战：

你到底想要表达什么？

所以，我建议汇报型的PPT其实应该考虑这么写：

1、当前工作的重心以及理由（why：目标、完成度）

2、涉及的具体工作有哪些，具体的时间节点和工作内容（how：做法、具体内容）

3、具体工作的效果及经验教训（what：结果、经验、总结）

4、下一步的行动计划以及预期的目标（Action）

一份好的汇报PPT，内在的逻辑是很强的，它会带动领导者的思维。

如果在过程中，领导要求你停下进行更深入的描述，那么这份PPT其实是好的，不用担心。

演讲型PPT其实也一样。

1、今天你要讲什么，为什么讲这个（why）

2、展开具体的内容，组织与主题有关的论点，进行表述，并通过案例与数据进行支撑（how）

3、讲完了，重复一下关键点，你希望这次演讲为听众带来什么或者听众可以做什么来加深对演讲内容的理解（what）

其实，写PPT，最怕的是思路混乱，所以，如果你还不够熟练，你可以先用脑图来梳理思路，软件可以选择XMind、MindManager，在线的还有百度脑图之类的，如果不想用软件，或者工作环境不允许用非公司许可的软件或Web应用，那么一支笔，一张纸也足矣。

对于大多数读者必然涉及的汇报PPT，亮哥还得多说几句。

1、凡是涉及数据的，数据务必客观。不允许更改和修饰数据。

2、凡是涉及分析的，分析的逻辑务必谨慎与通畅。所谓通畅是说，逻辑是顺的，而不是跳跃的。

3、凡是涉及结论的，务必要有行动项。没有行动项的，不算有结论。

4、凡是涉及资源的，务必先准备好ROI的测算。毕竟老板看一件事儿是否应该支持你拉资源去做，还是要看投入产出比的。

5、能够用个位数的页数讲清楚的，不要长篇大论

而以亮哥接触到的员工来说，初入职场的同学最容易在2和3上出问题，因为改数据，菜鸟还不太敢也不太懂，要资源，菜鸟基本也没有这个权限。但是，分析上的逻辑跳跃和有小结无后续行动，是非常典型的问题。

而大多数老板在Challenge汇报PPT时，最容易问的就是：

然后呢？

你打算怎么做？

这两句，其实就是针对有小结无行动项而问出来的问题。

为什么第五点要加粗？

因为很多在职的同学有误区：既然要用PPT，当然要好好表现一下……

其实，很多老板就喜欢4页纸：

封面

当前KPI达成率

数据中发现的问题和机遇

接下来要啥

最多加个「谢谢」。

3

PPT美化小技巧

其实，这类的文章多如牛毛，从亮哥的理解来说呢：

1、越来越多的公司爱开发布会，越来越多的场合需要做分享，那么一个看起来很美的PPT就成了很多人瞩目的焦点；

2、当内容不够好看的时候，外表好看就成了很重要的一个加分项。

那么，美化PPT有哪些小技巧呢？亮哥说点儿自己知道的，你们姑且听着玩儿。

1、4:3的比例早已落寞，所以必须16:9，这句是废话。

2、善用icon库获得自己想要的图标，如果icon库不能支持，那么就善用PPT的画图功能来获得自己想要的图标，对于自己画图标这事儿，亮哥曾经聊过，不赘述了：新技能Get | PPT也能做信息图，我不会告诉你如果用熟练了画个新浪Logo之类的其实就1分钟的事儿。

3、多使用高清图片素材库，譬如星期一告诉大家的Pixabay.com这种平台。

4、多用TAB键，而不是空格键，能用参考线的不要闭着眼睛画，多使用标尺。

5、配合EXCEL，善用Ctrl+C/V，以及数据点格式去画出不一样的数据图表。

6、善用字号变化去突出重点，但不宜过多，否则没有重点。

7、配色用系统给你的就好，如果搞不定，有工具可以帮助你去解决配色问题，譬如colorhunter.com这种工具站就可以帮你把高清图里的色彩还原成配色方案。

当然，由于给出的是颜色代码，所以，你还需要一个RGB颜色值与十六进制颜色码转换工具，这个工具在sioe.cn上有，建议用百度搜索，选择链接地址是sioe.cn的那个。

8、如果懒，可以用现成的模板，OfficePlus.cn还是比较良心的；当然，更懒的话，就用黑底渐变色，我一直用，很好用，至于多黑，自己按照心情调吧，好处是科技感十足。