因工作原因大概有十多年的写、讲PPT的经验(曾经跟同事开玩笑说自己是靠PPT谋生),也听过很多精彩的、乏味的PPT讲解,自己也经历了从生手到熟手的过程,深刻的体会到一个精彩的汇报或者提案,完全是在PPT之外的功夫,而非PPT本身的内容(当然并不是说PPT内容不重要,个人认为PPT展现的内容更多起到的是一种辅助作用)。在这方面有一些个人心得的总结分享给大家,也欢迎有更多好的经验相互探讨和学习。
如何写PPT:
1、 视觉效果。首先需要考虑听众是什么样的角色,如果是商务场合应用,在视觉效果方面需要注意配色与配图:配色方面,不宜超过三种色系,图片展示除外;不使用反差太大、太过于浓烈的颜色;配图方面,除非必要,尽可能使用较为简洁的图形,使用的图形需要与内容保持一致性,即图形是为了更好的展现出内容的逻辑。(美术功底比较好的人在这方面会比较有优势,我在这方面会较差,顶多就是看着还算舒服,但不会出彩。)
2、 内容撰写。以听众为中心,换位思考,他们关注什么,以什么样的逻辑来讲能够使他们更加清楚和理解你的想法;采用听众习惯的语言,不要使用晦涩不宜理解的词语来表达;尽可能采用短句,文字内容不宜过多,整体看上去要简洁,注意留白。页面过满会导致听众的费力程度较高并且不容易聚焦;注意逻辑和条理,这样会让听众非常清晰,并且利于提高他们对于内容的认同,至少主观感受会很好。
讲之前的准备:
1、 准备一个PPT的概要(要简洁),体现整个ppt的思路,让听众能够对整个内容的逻辑更加清晰,就相当于一本书的目录的作用。
2、 在上面提到PPT内容要注意“留白”,而这就需要准备有更多相关内容的支撑与扩展,也利于在讲的时候可以根据听众所关注的内容灵活调整所讲的内容。
3、 对于PPT中所提出的结论或者观点,要有论据的支撑,如果这个论据是数据,可以进行展现,如果是其他不易展现的内容需要讲出来。
4、 在讲之前,需要考虑听众都是什么样的角色,需要影响的重要的人有谁,他更关注什么,其他听众他们关注什么,做到既要重点突出又要照顾全局。
5、 时间的分配,根据总时长来分配每一P的内容需要的时间,并预留出提问的时间,但并不一定要完全按照这个来进行,还是要根据现场的情况灵活调整。
6、 需要明确在中间的哪些地方留出让听众提问的时间,便于更好的打消听众的疑问,以及更深入的了解他们的想法。
7、 预测听众可能会提出的问题,提前做好准备(如果真的遇到具有挑战的问题,那就要考验应变能力与专业度了)。
如何讲:
1、如果可以,尽量不要提前发给听众,保持新鲜感与神秘感;如果必须要提前发给对方,也需要说明一下能够与对方针对此内容做进一步的沟通。
2、刚开始的时候都会紧张,有几个方法可以让自己放松。第一,在讲之前稍微提前进入场地,做好相应的准备,回想整个内容;第二,告诉自己,对于今天的内容已经做了充分的准备,对此你是最专业的;第三,用讲故事的心态,投入情感,即是讲给听众,也是讲给自己,要先能够调动起自己的情绪(你的情绪是会感染听众的);第四,就是不断练习,复盘,找到问题,进行调整。
3、切忌不要完全的照着PPT念,如果是念,那就没有必要讲了,完全可以让听众自己看,并且会感觉到很枯燥,你也完全无法观察到听众的反应,以及与他们的互动。
4、注意自己的声音。吐字清晰,音量适中(确保现场的听众能够听清楚),声调阴阳顿挫(当然要恰当),切忌保持一个声调,语速适中(语速过快会让人觉得紧张)。
5、在适当的环节,根据观众的兴趣,可以增加一些案例,一方面充分的证明你的观点,另一方面能够调剂整个氛围。
6、 与听众的互动,肢体、表情、眼神、声音,这是除了文字之外的“信息”的传递,听众与演讲人之间有联接,更容易产生共鸣,演讲者也能够及时的收到听众无声的反馈来及时调整自己。
7、 当感受到有些冷场时,可以稍微暂停一下,询问听众的反馈。
8、 不要被听众的问题打断你的逻辑。在讲的过程中会有些听众问到一些在之后内容才会解
答的问题,可以告诉对方“这是个好问题或者是这是个很关键的问题,在接下来的部分我将回答您的这个问题”,这样对方也会比较配合的听下去。如果你直接跳到那个部分,再回来会有些尴尬,并且会照顾不到其他听众。在讲到那个部分的时候,可以特别提一下刚才问到这个问题的那位听众。
9、 在回答完听众的问题后,加上一句话“不知道我刚才的回答是否解答了您的问题”,一方面来确定是否打消了对方的疑问,另一方面也体现了对提问方的尊重。
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