01

PPT是一项实用技能，但也要理性看待

每次打开朋友圈，都会看到琳琅满目的关于售卖PPT模板的信息，以及教授制作PPT的课程。不可否认，PPT确实是职场最常用且有效的方案展示工具之一。

前段时间，在家看书，忽然有一个陌生人加我好友。

本着礼貌且好奇的心态，通过了他的好友申请，并回复了一句“你好”。

对方也很礼貌，很快回复“你好”。

当我正在输入下一段文字的时候，对方发过来一段很长的文案：

你知道PPT在职场中到底有多重要吗？

你知道有人已经靠PPT实现了年薪百万吗？

优秀的PPT能给你带来更多机会，帮你快速实现职场逆袭；

优秀的PPT能让你的方案快速过审，让领导眼前一亮；

优秀的PPT能让你在职场中快速崛起，走向巅峰；

心动不如行动，现在报名，即刻享受八折优惠。

入职场也有十年，大大小小的PPT也做过近百个，非常明白PPT技能是职场的必备硬核技能，是职场的必需品。掌握好PPT的制作和展示技巧，确实可以对职场之路有很大的帮助。

但，我认为职场人要理性的看待PPT的制作及使用，它既不是万能钥匙，也不是灵丹妙药，只是一个展示的工具，还只是工具之一。

凡事要掌握一个度，不要过度。

在最近的工作中，我发现，用好Word，同样可以让你脱颖而出。

02

区区两页Word，高度整合22页PPT内容，领导既惊讶又惊喜

6月初，公司市场业务要开始筹划如火如荼的夏季战役，这场战役对于公司在行业内的市场占有率，以及在消费者心目中的品牌形象，都有着非常重要的意义。

作为后线运营团队，我们肩负着整个战役方案的策划、干系人的管理、里程碑节点的推进，以及战役文化的打造。

基于我牵头负责过去年的冬季战役，领导安排我作为运营负责人，起草本次夏季战役的策划方案。

如果放在以前，我肯定会找出往期的PPT方案，进行适度修改和调整，快速交付。这样做，效率高且能保证质量。但我没有选择路径依赖。

什么是路径依赖？

“路径依赖”一词，是由著名经济学家道格拉斯·诺斯在《经济史中的结构与变迁》提出，用来解释社会经济发展的一个概念，现在也普遍指一个人当遇到类似的问题时，会习惯性的选择自己曾经经历过、使用过的解决方法，也就是经验依赖。

通过对夏季战役背景以及各项信息的梳理，我决定本次方案使用Word文本进行整理，且要将去年冬季战役20页PPT的内容，高度凝练的展示在2页Word页面上。

为什么要选择Word？

不可否认，PPT在“视觉辅助”功能上无懈可击，可以通过图形、图片、图标的运用，让内容更加形象丰满，但PPT也有一个明显的问题，就是容易造成“信息臃肿”，无法更清晰直观的体现出全局的逻辑。

而简单的Word，由于去掉了很多辅助信息，变得表达更加凝练，逻辑更加清晰，让人一目了然。

对于我的决定，团队小伙伴都有些不淡定了：

有的说“咱公司一直习惯用PPT展示方案，这次改为Word风险太大”；

有的说“Word内容展示干瘪，不如PPT色彩丰富，内容灵活，你要三思啊”。

我明白，他们的担心也都是为我好，但这次的方案我们要摒弃以往的思维，采用更加能体现关键点，展示项目逻辑的工具。

通过为期一周的Word整理和优化，方案逐渐从框架变成了丰满的文案，内容大致包括项目背景、项目目标、运营规则、品牌宣传、文化打造、干系人职责以及注意事项等。

上周四，当我的方案呈现的时候，领导先是惊讶，后是惊喜。

因为通过“区区两页纸”，就把项目方案要体现的所有的要素都完美展现出来，并且逻辑清晰、表达连贯。

基于本次项目汇报的出彩，我愈发感觉到结构清晰、逻辑合理、表达简练的Word，同样可以帮助我们提升职场价值。

03

顶级咨询公司教你2种实用的Word呈现思考框架

知名作家西村克己在《逻辑思考力》一书中讲到：“逻辑思考力，就是建立逻辑思维来对问题分析的能力。如果大脑中总是一片混乱，各种想法得不到整理，那么就不可能进行逻辑思考和展现。”

正如这句话的意思，Word方案的整理、内容的呈现也是一个逻辑思考的过程，需要借助一些行之有效的框架来帮助我们提升效率。常用的Word呈现思考框架有：

《聪明人用方格笔记本》

框架一：埃森哲公司的“Point Seat”（点位控制）

很多国际知名咨询公司常用的“三分法”方案逻辑思考方式，又被称为“黄金三分法”，其中埃森哲公司所惯用的“Point Seat”（点位控制），就属于“黄金三分法”中的一种。

什么是“黄金三分法”？

就是在做Word方案思考的时候，将一页A4纸划分为三块，每一块都有相对确定的使用指引和目的。

如上图左侧所示，埃森哲公司的“Point Seat”思考框架，分为题目、（Point ）重点、Action（行动）三部分。

题目，就是本次项目或者行动计划的一个提纲挈领的标题；

重点，就是项目或者行动计划的要点、或者重要注意事项；

行动，就是基于对要点和注意事项的整理，所要采取的行动。

举上文中夏季战役方案策划的例子，运用“Point Seat”框架，我会这样构思：

题目：《关于XX业务夏季战役方案策划的前置思考》

重点1：更加有针对性的组织夏季战役，摸清本次夏季战役的目的和重点策略；

重点2：基于去年冬季战役团队协同之间的BUG（缺陷），调整团队协同机制；

重点3：文化作为战役重要的组成部分，本次将文化品牌打造列为重点之一。

行动1：项目立项，组织相关部门主要负责人对本次战役进行集中研讨，明确目标和重点策略，并采用“头脑风暴”的形式进行方案排雷；

行动2：基于以往团队协作存在的问题，组织相关人员进行协作机制的梳理，主要流程包括问题共识、解决方案制定、方案校准、方案共识等主要步骤；

行动3：前置建立战役文化品牌，设计专属视觉VI、LOGO、slogan等，指定专人进行文化品牌打造和宣传。

框架二：麦肯锡公司的“空·雨·伞”

“空·雨·伞”框架，也属于“黄金三分法”框架中的一种，是目前在麦肯锡公司较为常用的思考框架。

空，代表对现在的状况、情况的认知，客观陈述；

雨，代表对此状况的解释与说明；

伞，代表依据该解释所要采取的TODO（行动）

举例，针对夏季战役总文化品牌的打造，运用“空·雨·伞”框架，我会这样呈现：

空：从2016年至今，XX业务部门文化相对缺失，主要表现在对于团队缺乏激励、毫无文化品牌意识、对于战役结果的运用不到位；

雨：造成上述情况的主要原因有：

①业务一直处于跑马圈地、快速扩张期，文化建设相对滞后；

②没有专人设计文化激励方案和策划品牌建设；

伞：基于造成目前现状的原因，将会采取的行动有：

①在后线运营团队内指定专人策划文化激励方案，设计文化品牌和具体实施；

②借助本次夏季战役，将XX业务部的文化一并宣导贯彻，让员工体会到温度，且有参与感。

无论是埃森哲公司的“Point Seat”（点位控制），还是麦肯锡公司的“空·雨·伞”，都是遵循了“黄金三分法”，旨在通过对于目标或者现状作出重点识别和说明，并最终落脚到行动方案上来。

著名思想家威·赫兹里特曾经说过：“伟大的思想只有付诸行动才能成为壮举。”

因为只有行动，我们所学的Word思考框架才会展现出价值，才能真正帮助我们提升职场价值。在我们行动起来，去整理一份Word方案时，是否有技巧可用呢？答案是肯定的。

04

提升Word方案价值的3个技巧，让你的方案脱颖而出

技巧1：读者视角，Don’t Make Me Think（不要让我思考）

我们写一个方案不是为了自嗨，是为了能够让领导读懂、理解，且能最终产生结果。如果你的方案洋洋洒洒数千字，领导看了一脸懵，完全看不懂，你自己白忙活不说，方案也没有丝毫价值。

所以，写Word方案的第一技巧，也是第一原则，就是要让别人看懂。

怎么做，才能“读者视角”？

①写别人看得懂的话

比如我一个同事小彰，在给职能部门出具一个报表，该部门同事普遍反馈有一个“5PP”的数据不理解，完全不知道是什么意思。

小彰接到这个反馈也很懵，反复看了很多遍都没有问题。

原来小彰把业务惯用的概念，直接搬到了职能部门的方案里，5PP就是5%的意思。他没有想职能部门对于“百分之”的理解是“%”符号，而不是“PP”。

这种情况就是没有站在读者视角上来写方案。

②语言简练，能用一页讲明白，绝不用两页

互联网公司的报告方案，非常讲究逻辑和语言表达，尤其表达上不能“信息冗余”。

什么是“信息冗余”？

就是在表达上加入了过多的修饰语，或者其他不相关的信息，导致变得臃肿、冗余。

这种“信息冗余”会增大读者抓住重点的困难，导致阅读兴趣降低。所以，语言一定要简练，能用一页讲明白的，绝不用第二页。

比如这么一句话：

“在部门领导的带领下，在相关部门的协同组织下，去年的冬季战役取得了让人为之兴奋的战绩，这种战绩是属于我们整个团队的荣誉，对于我们有极大的影响。”

直接简练为：

“在领导及相关部门的共同努力下，去年冬季战役战绩卓越，鼓舞人心，主要的积极影响有1…2…3…”

去掉冗余，简练、简练、再简练。

技巧2：遵循“金字塔原理”，结论先行，有序表达

“金字塔原理”，是在思考、写作、方案呈现等诸多方面均被广泛采用的一种“总分”逻辑框架。遵循这一原理，可以有效的进行结论的表达、论据的呈现以及更加细节数据和案例的展示。

怎么做，才能更好的做到结论先行，有序表达？

①强化“总分总”思维

“总分总”思维，是方案呈现的黄金思维，无论是做PPT，还是写Word都适用。

总，是进行总的介绍，包括项目背景、目标和大的方案框架的设置，起到提纲挈领的作用；

分，是对于内容细节的展开，其中每一部分的细节，又遵循“总分”原则，层层嵌套；

总，是对于整个方案的总结，将重点简单概括，起到收尾和画龙点睛的作用。

比如，别人写方案第一页是封皮，第二页是目录。而我写方案，第一页是封皮，第二页是整个方案的全景图，通过全景图可以让读者一目了然整个方案的框架和主要内容。

什么是全景图？

全景图，就是通过极其概括的语言和逻辑框架，将整个方案的逻辑与内容高度凝练的一张图。

②执行“结论先行–理由陈述–论据列举–概括总结”流程

严格执行这个流程，可以保证在呈现的时候具有逻辑主线，让读者看起来更加清晰。

结论先行，将方案的总的目标、要达成的结果或者要采取的行动，通过一句或者一段文字进行概括表达；

理由陈述，基于对现状的理解和原因的剖析，一一展示方案制定的理由；

论据列举，论据可以是量化的数据，也可以是具体的案例；

概括总结，在方案的最后，对于整个方案整体的实施计划进行再次总结。

提示：在进行方案整理的时候，如果理由或者论据是多项，一定要分条写。

技巧3：“5W2H”，检查信息是否遗漏

在方案的整理过程中，以及后期的方案校对中，运用“5W2H”对方案进行信息检查，以免有遗落。

“5W2H”=What、Why、When、Who、Where、How、How much，该如何去运用呢？

①用What，检查“目的的陈述”和“要去做什么”，比如夏季战役方案的目标是什么、要去做什么；

②用Why，检查“目的的逻辑”，即做这个方案的合理性，是否具有十足的说服力；

③用When，检查方案实施的里程碑时间点，以及项目交付的重要时间点；

④用Who，检查方案中的干系人，或者相关部门是否齐全，避免项目干系人的遗漏；

⑤用Where，检查方案实施的场景，比如预算花在哪里，关系人在什么场景下做事；

⑥用How，检查方案中的实施方法是否可行，明确怎么做；

⑦用How much，检查成本和预算，明确具体的成本与支出。

对于这一步的检查，概括成一句话：

基于怎样合理（why）的目的（what），什么人（who）在什么时间（when）什么地点/场景（where），通过怎样的方式（how），借助怎样的资源（how much）做去什么事（what）。

牢记这句通俗易懂的话，就可以有效的通过“5W2H”对你的Word方案进行检查了。

05

基于逻辑思考的Word呈现，让我们价值倍增

Word惯用的白底黑字，正是它的魅力所在，简单、明了、凝练、聚焦。

PPT是高端，但Word一点也不low，而是非常考验逻辑思考能力的一种呈现方式。

通过国际顶级咨询公司的思考框架，加上行之有效呈现技巧，你的Word也可以熠熠生辉。

著名文学巨匠梭罗在《梭罗文集》中写到：“物质是不变的，而在变化的是我们。”

是啊，PPT也好，Word也好，都只是工具，它们是没有生命且不会变化的，变化的是我们本身，是我们的思维。

换一种思维，换一个角度，通过Word，同样可以脱颖而出，看到不一样的风景。